ایمیل سازمانی چیست و چرا هر کسب و کاری به آن نیاز دارد؟

ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی به زبان ساده یک شبکه نامه نگاری درون سازمانی است . به عبارت دیگر ، صندوق پست الکترونیکی که متعلق به سازمان شما و همنام دامنه اینترنتی تان می باشد . همانطور که در یک اداره سنتی ، ارتباط بین مدیر ، امور مالی ، بازرگانی و فروش ، خدمات و پشتیبانی از طریق تلفن و نامه نگاری مکتوب و کاغذی انجام می گرفت ، در یک سازمان مدرن امروزی ، ابزارهای الکترونیکی جایگزین مناسبی برای برقراری ارتباطات و ساماندهی امور محوله می باشند .

فرمت نام ایمیل سازمانی معمولأ به شکل زیر است :
info@your domain.com

بجای واژه info می توانید نام بخش های گوناگون سازمان تان را بنویسید مانند Support , Admin , Sale . نام دامنه و پسوند آن نیز همان نام دامنه اینترنتی و پسوند اینترنتی کسب و کار یا شرکت شماست .

چرا باید ایمیل سازمانی داشته باشیم ؟

  • ایجاد ارتباط بین بخشهای داخلی یک سازمان از یک سو و دادوستد هر یک از بخشها با مشتریان
  • امروزه همگان از سرویس های ایمیل رایگان مانند گوگل ، یاهو ، هات میل و … با نام کاربری شخصی خود و دامنه مربوط به سرویس دهنده آن ( gmail.com , yahoo.com ) استفاده می کنند ، امّا …
  • سازمان یا شرکت یا کسب وکار شما بهتر است ایمیلی داشته باشد که با نام دامنه اینترنتی تان یکی باشد و به برند تجاری شما اشاره کند ، چرا ؟ چون …
  • ایمیل سازمانی از یک سو اعتبار شما و برندتان را نزد مشتریان بالا می برد و از سوی دیگر با دسته بندی واحدهای سازمان و اختصاص یک ایمیل ویژه به هر یک از بخشها ، کمک بزرگی به مدیریت مجموعه و تقسیم کارها می کند . همچنین …
  • بخشهایی مانند مدیریت ، فروش ، خدمات پس از فروش ، پشتیبانی و غیره که هر یک دارای ایمیل سازمانی ویژه خود هستند ، تکلیف مشتریان را هنگام نامه نگاری با سازمان روشن کرده و همچنین کارمندان شما را در خدمت رسانی تخصصی به آنان یاری می نماید . مانند :
    support@matson.online , admin@vweb.ir, sales@myshop.com
ایمیل سازمانی ابزار توانمندی برای مدیریت گردش کار در شرکت ها

برتری های ایمیل سازمانی نسبت به سیستم های سنتی

کاهش هزینه ها در کاربرد ایمیل

  • صندوق پست الکترونیکی ( ایمیل ) سازمانی ، با برچیدن سیستم کاغذی هم به کاهش هزینه مواد مصرفی می انجامد و از سوی دیگر هزینه نیروی انسانی نامه بر را نیز کاهش داده و از همه مهمتر به نگهداری محیط زیست کمک می کند .
  • هزینه انتقال و گردش اطلاعات درون سازمان و بیرون از آن بسیار ناچیز و پربازده است

برتری های فنی ایمیل سازمانی

  • بستر الکترونیکی از سرعت و دقت بسیار بالایی در ترابری نامه ها برخوردار است
  • امکان ساخت روالهای برنامه نویسی رایانه ای هم به اتوماسیون فرآیندهای اداری کمک کرده و فراتر از آن می تواند بستر بهره گیری از هوش مصنوعی را فراهم کند . هم اکنون وجود نرم افزارهای هوشمند در سازمانها یک مزیت رقابتی محسوب شده و در آینده نزدیک ، جزو الزامات اداری خواهد بود .
  • افزون بر نامه های متنی ، انواع محتوای الکترونیکی مانند عکس ، فیلم ، فایل صوتی ، نمودار و … نیز براحتی ترابرد می شود
  • بایگانی نامه ها ، پیگیری پیوست ها ، دسترسی به پیشینه ی مکاتبات براحتی امکان پذیر است . یک حافظه یک گیگا بایتی رایانه ای می تواند محتوای چندسال نامه نگاری سازمان را در خود نگهداری کند .
  • وجود ابزارهای قدرتمندی مانند مایکروسافت آتلوک ( Microsoft Outlook ) برای مدیریت ایمیل ها یکی دیگر از مزایای این سیستمهاست .

توانایی مدیریت و ارتباطات ایمیل سازمانی

  • امکان به اشتراک گذاری نامه ها و فایلها بین هر تعداد از کارمندان و حتی انبوه مشتریان براحتی و با هزینه اندک انجام می شود .
  • ایمیل مارکتینگ و بازاریابی اینترنتی ، دست آوردی بی نظیر در تبلیغات می باشد که در این بستر امکان پذیر است .
  • تعریف سطح دسترسی کاربران به نامه ها و هدایت محتوا به گیرنده از مسیرهای جداگانه و اختصاصی هر کاربر ، ابزار کارآمدی برای مدیران در تقسیم کار ، امنیت اطلاعات و گردش امورمحوله سازمانی فراهم می کند .

افزایش امنیت با کاربرد ایمیل

  • حفظ امنیت نامه رسانی و حفاظت از اطلاعات در سیستمهای دیجیتال از ضریب اطمینان بالاتری نسبت به سیستم کاغذی برخوردار است . با اینکه پندار برخی کاربران بر این است که بستر شبکه می تواند مورد تهاجم هکرها قرار گیرد و اطلاعات را فاش کند ، ولی واقعیت این است که با رعایت اصول مهندسی شبکه و طراحی لایه های امنیتی و رمزگذاری فایلها ، امکان نفوذ بیگانگان در این سیستمها بسیار کمتر از سیستمهای سنتی و غیر دیجیتال است .

انواع صندوق پست الکترونیکی سازمانی

روش اول ساخت ایمیل شرکتی

1- بهره مندی از حساب های ایمیل موجود در پلن پایه سرویسهای هاستینگ
امروزه همگی میزبانهای اینترنتی و سرویسهای سرور مجازی ، سازوبرگ صندوقهای پست الکترونیکی را به تعداد نامحدود دارا می باشند که جزو خدمات پایه در پلنهای فروخته شده به مشتری ارائه می شود .
کافی است که هنگام خرید هاست یا سرور ، فایل راهنمای راه اندازی ایمیل شخصی و سازمانی پنل خود را مطالعه کنید .

روش ساخت ایمیل در سی پنل

  • ابتدا با نام کاربری و رمز خود به پنل مدیریتی هاست ( C-panel ) وارد شوید
  • روی Email Accounts کلیک کنید
  • حالا نامی برای ایمیل خود برگزینید و رمزی را برای آن بنویسید
  • در Mailbox Quota گنجایش صندوق پستی خود را معین کنید
  • کلید Creat Account را بفشارید . هم اکنون حساب ایمیل تان ساخته شده وآماده بهره برداری است .

روش ساخت ایمیل در دایرکت ادمین

روش ساخت ایمیل در پنل دایرکت ادمین و دیگر پنل ها نیز شبیه سی پنل می باشد فقط جای برخی دکمه ها و مسیر دسترسی ممکن است کمی تفاوت داشته باشد . برای جلوگیری از درازای نوشته ، مطالعه این بخش را به کاربر می سپاریم .

نکته مهم در ساخت ایمیل شرکتی

لازم نیست برای داشتن ایمیل شرکتی وب سایت هم داشته باشید . بدون داشتن سایت و برای صرفه جویی در هزینه های طراحی سایت هم می توانید برای سازمان خود ایمیل شرکتی بسازید . کافی است که یک دامنه ثبت کنید و یک هاست ارزان قیمت خریداری کنید و با ورود به پنل مدیریت هاست هر تعداد صندوق ایمیل که لازم دارید بسازید . توجه داشته باشید هنگام خرید هاست به امکانات و خدمات ایمیل سرور آن دقت کنید تا مناسب کار شما باشد .

برچیدن صندوق ایمیل

  • به پنل مدیریتی هاست وارد شوید وآیکون مدیریت اکانتهای ایمیل را بیابید
  • در جلوی نام اکانت مورد نظر بر روی دکمه Delete کلیک کنید و به پرسش پنل برای اطمینان از برچیدن ایمیل پاسخ آری بدهید .

روش دوم ساخت ایمیل شرکتی

2- بهره مندی از سرویس ایمیل اختصاصی ویژه
بسیاری از سازمانها از سرویس های ایمیل اختصاصی که توسط شرکتهای هاستینگ ارائه می شود استفاده می کنند. ویژگی این خدمات عبارتند از :

  • در نظر گرفتن فضای ذخیره سازی جداگانه مختص خریدار اکانت ایمیل
  • استفاده از اشتراک mail server های قدرتمند جهانی برای مدیریت ایمیل ها
  • بکارگیری افزونه های امنیتی ویژه برای حفظ اطلاعات کاربر و نامه ها مانند آنتی اسپم و …
  • دفترچه مخاطبین حرفه ای برای مدیریت ایمیل آدرس ها
  • قابلیت پاسخگویی خودکار به نامه ها
  • آپ تایم 99.99% سرویس دهنده
  • و بسیاری امکانات دیگر که شرکتهای هاستینگ برای رضایت مشتری در نظر می گیرند

روش سوم ساخت ایمیل شرکتی

3- بهره مندی از سرویسهای بر پایه فضای ابری
با گسترش فرهنگ بکارگیری فضای ابری و دسترسی همیشگی و مطمئن به اطلاعات ، شرکتهای سرویس دهنده بهره مندی از ایمیل اختصاصی در فضای ابری را پیشنهاد می دهند که برتری های زیر را دارا می باشد :

  • ذخیره سازی اطلاعات در چندین سخت افزار جداگانه
  • بهره گیری همزمان از چند سرویس دهنده ی ایمیل داخلی و خارجی
  • امنیت بیشتر اطلاعات کاربر و محتوای ذخیره شده
  • سرعت بیشتر تبادل اطلاعات

چگونگی دسترسی به صندوق ایمیل

  • برای ورود به پنجره دسترسی در آدرس بار مرورگر بنویسید http://your domain.com/webmail
  • در پنجره لاگین ظاهر شده نام ایمیل و رمز خود را وارد کنید . با اینکار وارد محیط دیگری می شوید که آیکون نرم افزارهای مدیریت ایمیل را نمایش می دهد که معمولا این سه هستند : roundcube , horde , squirrel mail
  • در این بین نرم افزار راندکیوب کاربرپسندتر می باشد .
  • در برخی پنل ها نشانی زیر را در آدرس بار بنویسید تا به پنل مدیریت نامه ها وارد شوید
    http://your domain.com/roundcube

اتصال ایمیل مایکروسافت آتلوک

۱- در گام اول ابتدا نرم‌افزار Outlook را باز کرده و از منوی  File  بر روی گزینه‌ “Add Account” کلیک کنید تا پنجره زیر نمایان شود.

اتصال ایمیل به آتلوک گام اول

۲- در پنجره باز شده گزینه‌ “Manual Setup or additional types” انتخاب کنید و بر روی دکمه‌ “Next” کلیک کنید.

اتصال آتلوک به ایمیل گام دوم

۳-‌همانطور که دیده می شود در این قسمت سه گزینه وجود دارد. گزینه‌ “POP or IMAP” را انتخاب کنید سپس بر روی دکمه‌ “Next” کلیک کنید.

تنظیم ایمیل در آتلوک گام سوم

۴-هم اکنون اطلاعات مربوط به ایمیل و میل سرور ورودی را تکمیل کنید تا نرم‌افزار Outlook بتواند به ایمیل شما متصل شود.

خواندن ایمیل در آتلوک گام چهارم

ورود اطلاعات ایمیل اکانت

  •  Your Name  نام صاحب ایمیل را انتخاب و بنویسید . این نام فقط برای نمایش نام ایمیل در Outlook مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌توانید هر نامی به دلخواه شما نوشته شود
  • Email Address  نشانی ایمیل خود را که در سیستم مدیریت هاست ساخته بودید، به صورت کامل بنویسید. مانند: info@matson.online
  • Account Type  در این قسمت گزینه‌ی “IMAP” را انتخاب کنید.

تنظیم میل سرور ورودی و خروجی

  • Incoming mail server  در این قسمت آدرس ایمیل سرور اکانت خود را وارد کنید. به عنوان مثال آدرس mail.matson.online  را وارد کنید. ( البته نام و پسوند دامنه خود را وارد کنید )
  •  Outgoing mail server  در این قسمت مانند قسمت قبل آدرس ایمیل سرور اکانت خود را وارد کنید. به عنوان مثال آدرس   mail.matson.online  را  وارد کنید ( البته نام و پسوند دامنه خود را وارد کنید )
  • User Name  آدرس ایمیل خود را که در سیستم مدیریت هاست خود ایجاد کرده‌اید را به صورت کامل وارد کنید. مانند: (info@matson.online )
  • Password گذرواژه‌ی مربوط به ایمیل خود را وارد کنید. اگر گزینه “Remember Password” را تیک بزنید برای باز کردن مجدد Outlook نیازی به ورود اطلاعات ایمیل نخواهید داشت . توجه داشته باشید که گزینه “require logo using Secure Password Authentication” تیک نداشته باشد.

۵- پس از وارد کردن اطلاعات و اعمال تنظیمات فوق، دکمه “More Settings” فعال می‌شود؛ روی آن کلیک کنید و سپس در زبانه دوم یعنی “Outgoing Server” مانند تصویر زیر گزینه‌های 
“My outgoing server(SMTP) requires authentication” و 
” Use same settings as my incoming mail server”  را علامت بزنید تا فعال شوند.

تنظیمات آتلوک ایمیل گام پنجم

شماره پورت های ایمیل سرور

 ​۶-بر روی زبانه‌ی سوم “Advanced” کلیک کنید و تنظیمات پورت‌ها را مطابق با اطلاعات دریافتی از هاست خود وارد کنید . هاست شما تنظیمات شماره پورت های ورودی و خروجی میل سرور را طی یک ایمیل جداگانه در اختیار شما قرار داده است .
هر دو گزینه‌ “Use the following type of encrypted connection” را بر روی حالت Auto قرار دهید و سپس روی دکمه‌ی “OK” کلیک کنید تا تنظیمات اعمال شده ذخیره شود.

تنظیمات ایمیل آتلوک گام ششم


۷- بر روی دکمه‌ی “Next” کلیک کنید.

ایمیل در آتلوک گام هفتم

۸-در صفحه‌ی باز شده نرم‌افزار Outlook سعی می‌کند تا با سرور شما ارتباط برقرار کند و در صورتی که تمامی تنظیمات را به درستی انجام داده باشید و مشخصات ایمیل و آدرس سرور را به درستی وارد کرده باشید، نرم افزارOutlook به ایمیل شما اتصال پیدا می‌کند.

رفع اشکال در اتصال آتلوک به ایمیل

در صورتی که نرم افزار Outlook موفق به اتصال به ایمیل نشد یا در هنگام اعمال تنطیمات با خطا مواجه شدید، موارد زیر را بررسی نمایید:

۱ از صحیح بودن “Username” و “Password” اطمینان حاصل کنید. برای این کار می‌توانید با کارشناسان پشتیبانی شرکت ارائه دهنده هاست تماس حاصل فرمایید.

۲- از صحیح بودن mail server ها اطمینان حاصل کنید.

۳- بررسی نمایید که پورت‌های ارائه شده توسط سرویس دهنده‌ی خدمات اینترنت (ISP) مسدود نشده باشد. علاوه بر این برای این کار می‌توانید به صفحه‌ ایجاد ایمیل در هاست خود مراجعه کرده یا با واحد پشتیبانی شرکت ارائه دهنده هاست تماس حاصل کنید.
همچنین می توانید به آموزشهای متسون در این لینک مراجعه نمایید

ما یک دوره تخصصی برای آموزش و کاربرد ایمیل سازمانی فراهم کردیم و پیشنهاد می کنیم پیش از ایجاد ایمیل های سازمانی خود حتمأ این دوره را ببینید

فراموش نکنید برای بهره مندی از 20% تخفیف دوره های آموزشی متسون کافیه دیدگاه خودتون رو درباره مقالات و محصولات در پایان همین نوشته ها بفرستید تا کد تخفیف رو در ایمیلتون دریافت کنید . (:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *